アナログ管理から脱却！デジタル化による効率アップの事例

デジタル化を行う意義

最近よく聞くDX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉ですが、よく、｢DX化とデジタル化は違うのか？｣といったご質問を受けることがあります。

DXという言葉は、人によって解釈が異なることがありますが、経済産業省が定める｢デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（DX推進ガイドライン）」では、DXを次のように定めています。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること
経済産業省「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（DX推進ガイドライン）」より

これまでアナログで情報を管理していた企業の担当者にとって、いきなり｢データとデジタル技術を活用して、変革していく｣といわれても、これはかなりハードルが高いと思われます。

そうした企業の場合、まずは、アナログ情報をデジタル化していくことから進めて行くと良いかと思います。
これを｢デジタイゼーション｣といいます。
DXを実現するための第一ステップとして、まず、アナログ情報のデジタル化が必要であると捉えていただくとよいでしょう。

紙で管理していた情報をデジタル化、集計や分析をしていくことで、これまで勘や感覚で捉えていた傾向や課題・現状を、数字として捉えることができるようになります。
そうすると、データに基づいた現状や課題を社内の誰もが目に見える形で知ることができるようになります。

こうした下地があってはじめて、次のステップである自社に合うITツールや技術を導入して、課題のある業務の効率化を図っていくこと（デジタライゼーション）が可能になります。

また、デジタル化を通して、従来の業務を効率よく行うというだけでなく、その業務・サービス・商品が本当に必要なのか？　といった変革の意識や気づきが生まれやすくなります。
さらに、業務を効率化することによって顧客と接する時間が増え、これまで気がつかなかった顧客の隠れたニーズやビジネスチャンスを発見でき、新たなサービスを創出できたという事例もあります。

DXで実現する｢変革｣｢優位性の確立｣の第一歩として、デジタル化を行う意義は非常に大きいといえるでしょう。

アナログ管理から脱却！デジタル化による効率アップの事例

具体的にはどういうことか、アナログ管理から脱却し、デジタル化による効率アップを図られた事例をご紹介いたします。

京都府内に複数の支部を有する法人の事例です。
これまでは紙で管理していた勤怠、有給休暇、売上情報、掲示板、資料の共有、スケジュール等の情報をデジタルデータで管理できるようにクラウドシステムを構築・導入され、デジタル化を図りました。

デジタル化の前

デジタル化する前は、各支部に数名ずつ担当職員がおり、職員の勤怠（タイムカード）を、翌月にFAXで本部に送っていました。
タイムカードは各支社でチェックしますが、記載漏れや間違いなどがある上に、短時間勤務や早出勤務など勤務スタイルがバラバラなこともあり、残業時間の計算などに数日かかっていました。

また、有給休暇については、本部の総務担当者がExcelで支部を含む全職員分の管理をしていました。
職員の中には自分の有休の残日数がどれだけあるか分からない方もおり、本部にたびたび問い合わせがきていました。
勤怠のチェックも有休管理も、給与などに関わるため、神経を使うことが多かったそうです。

各支部の売上情報も毎月FAXで本部に送られてきますが、記載漏れや計算間違いがあって金額が合わないといったことが毎回のようにあり、電話での確認作業に時間が取られる他、本部でExcelに入力して集計する手間が発生していました。

各支部との連絡もFAXや郵送で、場合によっては直接出向いてやりとりすることも多く、情報共有に時間と手間がかかっていました。

デジタル化の後

デジタル化で、各支部に1台ずつパソコンとIoTセンサーを導入し、パソコンからクラウドシステムにVPN接続※でログインできるようにしました。
※VPN接続とは、仮想的な専用ネットワークのことです。

クラウドシステムを導入したことで次のような変化が生まれました。

• 毎日の出退勤は、各支部に設置したIoTセンサーにカードをかざすことで、簡単に管理できるようになりました。
• 毎日の出退勤はクラウド上の画面で訂正ができる他、締め日の勤怠表提出前には入力漏れなどもチェックできるため、総務担当者の確認作業が激減しました。
• 有給休暇はシステム上で付与や更新を自動で行えるようになったため、担当者の負担が軽減された他、各職員も画面から自分の取得状況が確認できるようになりました。
• 売上情報についてもデジタル化して管理することにより、入力漏れや計算間違いなどが無くなった他、本部での集計作業が不要になりました。また、本部でもリアルタイムで確認できるようになったことで、支部へのフォローが迅速に行えるようになりました。

上記のデジタル化による変化と共に、ファイル共有や社内メール、掲示版をより活用することで、情報連携がタイムリーかつスムーズに行えるようになり、交通費や通信費の削減にも繋がったそうです。

本部での管理業務の削減に繋がっただけでなく、支部の職員も｢これまでは必要な情報がなかなか手に入らなくて困っていたが、今ではすぐに欲しい情報を入手することができるようになった｣ということで効率アップを実感されています。

参考になる講座

こうしたデジタル化を促進するシステム導入を検討されるにあたって、学習支援システムの中で役に立つ参考講座は、

• ｢システム導入を考える際のポイントを知る｣
• ｢グループウェアの種類を知る｣
• ｢ビジネス戦略と目標、経営管理システムについて知る｣

また、総務・事務担当の方向けには、

• ｢総務・事務からはじめるDX！会社改革講座｣（2022/10/03オンライン開催）

がお勧めです。

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